Hva betyr DAM?
DAM står for Digital Asset Management. På norsk kan det beskrives som en løsning for bilde- og mediearkiv, men begrepet omfatter mer enn selve arkivet. Et DAM samler originalfiler, forhåndsvisninger, metadata, rettigheter, versjoner og arbeidsprosesser i én søkbar sammenheng.
For brukeren betyr det at et bilde kan finnes igjen ut fra innhold, sted, prosjekt, person, produkt eller bruksrett — uten å kjenne filnavnet eller mappen det en gang ble lagt i. For virksomheten gir det bedre gjenbruk, mindre dobbeltlagring, mer konsistent publisering og bedre kontroll med personvern og rettigheter.
En filserver svarer på hvor filen ligger. Et DAM skal også svare på hva filen viser, hvilken sammenheng den tilhører, hvem som kan bruke den og om den fortsatt kan publiseres.
DAM og Adobe Lightroom løser ulike oppgaver
Adobe Lightroom og Lightroom Classic er sterke verktøy for fotografens arbeidsflyt. De brukes til import, utvalg, vurdering, nøkkelord, katalogisering og ikke minst fremkalling og bildebehandling. Lightroom Classic lar fotografen arbeide med en katalog som viser til bilder i en filstruktur, uten at originalfilene endres av selve redigeringen.
Et virksomhets-DAM er først og fremst laget for at mange roller skal kunne finne og bruke godkjent materiale over tid. Kommunikasjon, kundesenter, arkiv, produksjon, eksterne byråer og andre fagmiljøer kan ha forskjellige behov, men skal arbeide mot den samme informasjonen.
- Lightroom: fotografens katalog, utvalg og ikke-destruktive bildebehandling
- DAM: virksomhetens felles arkiv, metadata, bruksrettigheter, deling og distribusjon
- Lightroom: tett kobling til fotografens aktive filer og kreative prosess
- DAM: kontrollerte originaler og ferdige ressurser som skal finnes og brukes av mange
- Lightroom: egnet før og under bearbeiding
- DAM: egnet som felles kilde etter levering, og som knutepunkt mot andre systemer
De to løsningstypene kan derfor utfylle hverandre. Fotografen kan ferdigstille og levere fra Lightroom, mens DAM-et tar vare på den godkjente filen, virksomhetens metadata og reglene for videre bruk. Et DAM erstatter ikke nødvendigvis Lightroom, Photoshop eller andre produksjonsverktøy.
Hva er ResourceSpace?
ResourceSpace er en åpen DAM-plattform utviklet og levert av britiske Montala. Den kan installeres på egen infrastruktur, i et privat miljø eller i skyen. Gøran Langedal AS leverer ikke selve ResourceSpace-produktet, men bistår kunder med behovsvurdering, installasjon, oppsett, konfigurasjon, metadata, migrering, integrasjoner, plugins og teknisk forvaltning.
Løsningen er aktuell når virksomheten trenger fleksible metadata, god gjenfinning, samlinger og deling, kontrollerte arbeidsflyter eller integrasjon mot nettsider, fagsystemer, databaser og automatiserte prosesser. API-er og plugins gjør at DAM-et kan inngå som en del av en større informasjonsflyt.
Når ResourceSpace ofte passer godt
- når bilder, video og dokumenter skal samles i et søkbart virksomhetsarkiv
- når egne metadata og begrepsstrukturer er viktigere enn en fast standardmodell
- når løsningen må integreres med fagsystemer, databaser, publisering eller IoT
- når kunden må kunne velge on-premise, privat sky eller annen kontrollert drift
- når personvern, samtykker, bruksrettigheter og dokumenterbare arbeidsprosesser må knyttes til filene
- når løsningen skal kunne tilpasses uten å gjøre kunden avhengig av én skyleverandør
Når ResourceSpace kan være et dårligere valg
Et ærlig produktvalg må også ta utgangspunkt i det løsningen ikke er laget for. ResourceSpace forvalter ressurser i sitt eget arkiv og fungerer best når DAM-et er den kontrollerte kilden for materialet. Dersom brukerne må redigere, flytte og organisere de samme filene direkte i en aktiv mappestruktur utenfor ResourceSpace, kan arbeidsmodellen bli tung eller feil. Da kan en løsning som indekserer en eksisterende filstruktur, eller et annet produksjons- og dokumenthåndteringssystem, passe bedre.
ResourceSpace har brukergrupper, filtre og et omfattende sett med tillatelser. Likevel kan modellen bli krevende når virksomheten trenger svært fingranulert RBAC — for eksempel mange kombinasjoner av rolle, avdeling, enkeltressurs, metadatafelt og tillatt handling. Slike krav bør prototypetestes tidlig. Dersom tilgangsmatrisen er selve kjernen i behovet, kan en plattform med mer eksplisitt policy- eller objektbasert tilgangsstyring være et bedre valg.
ResourceSpace er heller ikke et fullverdig alternativ til kreativ bilde- og videoredigering, avansert dokumenthåndtering, records management eller tunge produksjonsflyter med sanntidssamarbeid. Slike verktøy kan integreres med DAM-et, men bør ikke uten videre erstattes av det.
Den riktige testen er ikke om ResourceSpace har mange funksjoner. Testen er om informasjonsmodell, filflyt og tilgangsbehov stemmer med måten virksomheten faktisk arbeider på.
En avgrenset pilot reduserer risiko
Før et valg bør et representativt utvalg filer, metadata, roller og arbeidsprosesser prøves i liten skala. Piloten bør omfatte både vanlig gjenfinning, opplasting, tilgang, eksport og minst én reell integrasjon. Da blir det synlig om løsningen forenkler arbeidet, eller om viktige krav må presses inn i en modell som ikke passer.
Les gjerne også Adobes forklaring av hvordan Lightroom Classic-kataloger fungerer og Montalas presentasjon av ResourceSpace som DAM-plattform.
Vil dere teste behovet mot en konkret løsning? →